Matriz de decisión · plantilla guiada
Elige una herramienta sin perderte en funciones
Esta matriz no calcula dinero. Sirve para comparar dos o tres alternativas que podrían resolver la misma tarea. Obliga a mirar lo importante: encaje, esfuerzo, datos, integración y posibilidad de salir si no funciona.
1. Define una sola decisión
Escribe la tarea en una frase: “quiero responder consultas frecuentes con revisión humana” o “quiero pasar un formulario a mi lista de seguimiento”. No compares herramientas que resuelven problemas distintos.
2. Valora cada opción del 1 al 5
Tarea resuelta
Da 5 si resuelve la tarea concreta sin añadir pasos innecesarios. Da 1 si obliga a cambiar todo el proceso.
Facilidad de uso
Valora si una persona real del equipo puede usarla, no solo si parece sencilla en una demostración.
Datos y permisos
Valora si puedes limitar accesos, controlar información compartida y retirar permisos cuando sea necesario.
Integración
Da más puntuación si encaja con las herramientas que ya usas sin duplicar datos ni trabajo.
Coste y crecimiento
Valora el coste total para tu volumen actual y qué ocurriría si necesitas más usuarios o funciones.
Salida y soporte
Comprueba si puedes exportar datos, pedir ayuda y continuar el trabajo si cancelas.
3. No decidas solo por la suma
La puntuación sirve para ordenar ideas, pero hay criterios que no se compensan. Una herramienta puede tener buena nota global y ser inadecuada si no protege datos, no permite exportar o nadie puede administrarla. Marca como “bloqueante” cualquier requisito que no puedas aceptar.
4. Prueba las dos mejores opciones
Elige una muestra idéntica para ambas. Usa la misma tarea, el mismo volumen y el mismo criterio de revisión. Pregunta a quien hará el trabajo cuál le resulta más clara y qué error sería más difícil de detectar.
5. Deja una decisión escrita
Anota qué opción eliges, qué descartas, qué limitación aceptas y cuándo revisarás la decisión. Esto evita volver a empezar cada vez que aparece una herramienta de moda.
Regla: si no puedes explicar por qué una opción gana para tu tarea concreta, todavía necesitas hacer una prueba más pequeña.