Coste total · guía de cálculo

Calcula lo que te costará de verdad antes de contratar

El precio mensual es solo una parte. Para una pyme, la inversión también incluye tiempo para preparar el proceso, migrar datos, formar a las personas, corregir errores y mantener permisos. Esta guía sirve para decidir si una herramienta ahorra trabajo o añade otra obligación.

1. Calcula el punto de partida

Durante cinco días anota cuánto tarda hoy la tarea que quieres mejorar. No uses una estimación de memoria: mide el tiempo de principio a fin, incluidas búsquedas, correcciones, mensajes y seguimiento.

2. Suma los cinco costes de implantación

1. Suscripción: plan, número de usuarios, impuestos, complementos y posibles límites de uso.
2. Preparación: ordenar datos, limpiar contactos, definir plantillas, permisos y reglas.
3. Formación: tiempo de quien configura y de quienes usarán el sistema cada día.
4. Mantenimiento: revisar automatizaciones, usuarios, cambios de precio, errores e integraciones.
5. Salida: descargar datos, cancelar el servicio y continuar si cambias de proveedor.

3. Haz una prueba de siete días

Trabaja con una muestra pequeña. Si el proceso es de 25 consultas, prueba con cinco; si son facturas, usa ejemplos no definitivos. Registra minutos empleados, errores y correcciones. El ahorro real es la diferencia después de incluir la revisión humana.

4. Decide con un umbral

Amplía solo si se cumplen las tres condiciones: la tarea tarda menos o genera menos errores, el equipo entiende cómo corregir una excepción y el coste mensual más el mantenimiento tienen sentido para el volumen real. Si solo funciona cuando una persona experta está pendiente todo el tiempo, todavía no es una automatización rentable.

Ejemplo: una suscripción de 20 € al mes puede no compensar una tarea que ahorra 10 minutos semanales. Puede compensar si evita varias horas de seguimiento, pero debes medirlo antes de comprometerte.