| ChatGPT Business | Preparas muchas respuestas, propuestas, resúmenes o borradores que una persona puede revisar antes de enviar. | No tienes una tarea concreta, esperas respuestas sin revisar o vas a usar datos sensibles sin reglas claras. | Configuración de datos, revisión humana, cuentas de equipo y precio oficial. |
| Claude | Necesitas trabajar con texto largo, resúmenes, clasificación o análisis de documentos aportados y revisables. | El problema real es CRM, permisos de archivos, facturación, diseño o automatización de procesos. | Plan, condiciones de datos, revisión humana y límites de uso oficiales. |
| Gemini | La tarea es de texto o análisis revisable y ya existe un entorno Google que puede aportar continuidad. | Solo se elige por usar Google o se necesita un CRM, un gestor de proyectos o mover datos. | Edición disponible, configuración de Workspace, permisos y privacidad aplicable. |
| Microsoft Copilot | La tarea es de productividad textual y el equipo ya usa Microsoft con una licencia y configuración compatibles. | Solo se elige por usar Microsoft o se necesita CRM, integración o automatización universal. | Licencia, disponibilidad, permisos y controles de la cuenta de trabajo. |
| Zapier | Copias el mismo dato entre dos o tres aplicaciones y la regla de paso es estable. | No hay una persona dueña del proceso, cambian las excepciones cada día o no sabes qué aplicación contiene el dato correcto. | Permisos, límite de tareas, duplicados, avisos de error y forma de parar el flujo. |
| Make | Necesitas un flujo visual de varios pasos, condiciones o transformaciones entre aplicaciones. | La tarea no tiene reglas estables o no hay alguien que revise ejecuciones y excepciones. | Permisos, créditos, logs, datos de prueba y responsable de mantenimiento. |
| n8n | Hay procesos complejos, nivel técnico suficiente y una razón para asumir más control u operación. | Buscas una primera automatización sencilla o no hay responsable técnico y de seguridad. | Cloud o despliegue propio, credenciales, actualizaciones, copias y trazabilidad. |
| Asana | Varias personas comparten encargos y se pierden responsables, fechas o bloqueos. | El equipo no va a actualizar las tareas o todavía no ha acordado cómo trabaja. | Proyecto inicial sencillo, responsables, permisos de invitados y adopción del equipo. |
| HubSpot CRM | Recibes suficientes contactos o solicitudes como para necesitar historial y próximo paso. | No vas a registrar cada contacto ni a revisar periódicamente el seguimiento. | Datos personales, etapas comerciales, campos obligatorios, migración y coste de crecimiento. |
| Holded | Necesitas reunir presupuestos, facturas, gastos y clientes en una operativa administrativa habitual. | Aún no has definido cómo trabajas con asesoría, aprobaciones o requisitos fiscales. | Encaje fiscal, módulos necesarios, exportación, usuarios y validación con asesoría. |
| Google Workspace | Necesitas correo profesional, calendario y documentos compartidos para un equipo que colabora. | El principal problema es la falta de normas de trabajo, no las aplicaciones que ya tienes. | Migración de correo, permisos externos, propiedad de archivos, cuentas y plan. |
| Canva | Publicas piezas sencillas y recurrentes para redes, promociones o comunicación comercial. | Necesitas una identidad visual compleja, ilustración a medida o no hay tiempo para revisar cada pieza. | Licencias de recursos, uso comercial, plantillas de marca y revisión de textos. |
| Microsoft 365 Business | Tu equipo trabaja ya con Outlook, Word, Excel o Teams y necesita administración de cuentas y archivos. | Vas a duplicar el mismo trabajo que ya funciona en otro ecosistema o nadie administrará usuarios y permisos. | Licencias, configuración de seguridad, copias, migración y responsable de administración. |