Ejemplo ficticio

Caso práctico: servicios profesionales

Empresa tipo y situación

Despacho ficticio “Nexo Profesional” gestiona peticiones, propuestas, documentos, entregables y seguimiento de clientes. Los datos que intervienen son: cliente, encargo, alcance, documento, plazo, responsable y próximo paso.

Flujo actual

Correo → borrador desde cero → archivo personal → entrega → seguimiento mental

Cuello de botella

Las propuestas se repiten y los plazos o revisiones no quedan en una fuente compartida.

Fase 1: mejora sin integración

Plantilla de encargo, carpeta compartida, registro de estado y borradores revisables.

Fase 2: automatización limitada

Tareas y recordatorios cuando un encargo cambia de fase o un cliente no responde.

Fase 3: integración o API

Conectar CRM, correo o almacenamiento solo cuando permisos y fuente de datos estén definidos.

Límites y supervisión

No delegar conclusiones profesionales o decisiones con consecuencias en un borrador de IA. Una persona debe comprobar excepciones, compromisos y cambios de estado.

Prueba de 7 días

1. Prueba con una muestra pequeña y una persona responsable.
2. Registra el proceso anterior y usa solo datos necesarios.
3. Mide minutos por propuesta, revisiones, entregas vencidas y seguimientos pendientes.
4. Revisa incidencias y decide si ajustar, ampliar o descartar.

Resultado esperado: evidencia para decidir y más control del proceso; no se promete una cifra de ahorro.