Ejemplo ficticio

Caso práctico: reformas

Empresa tipo y situación

Empresa ficticia “Obra Clara” gestiona solicitudes, visitas, mediciones, fotos, presupuestos y cambios de obra entre campo y oficina. Los datos que intervienen son: cliente, dirección, visita, mediciones, fotos, presupuesto, responsable y estado.

Flujo actual

Llamada → nota móvil → fotos dispersas → visita → presupuesto con varias versiones → seguimiento por memoria

Cuello de botella

Se pierden detalles entre visita y presupuesto y no está claro qué versión es vigente.

Fase 1: mejora sin integración

Ficha única de solicitud, carpeta por obra, plantilla de presupuesto y responsable de siguiente paso.

Fase 2: automatización limitada

Crear tarea o aviso cuando una visita se registra o un presupuesto queda sin seguimiento.

Fase 3: integración o API

Conectar software de obra, CRM o contabilidad solo con API o conector probado y datos estructurados.

Límites y supervisión

No generar importes definitivos, decisiones técnicas o condiciones contractuales sin revisión. Una persona debe comprobar excepciones, compromisos y cambios de estado.

Prueba de 7 días

1. Prueba con una muestra pequeña y una persona responsable.
2. Registra el proceso anterior y usa solo datos necesarios.
3. Mide visitas sin presupuesto, versiones duplicadas, tiempo de preparación y tareas vencidas.
4. Revisa incidencias y decide si ajustar, ampliar o descartar.

Resultado esperado: evidencia para decidir y más control del proceso; no se promete una cifra de ahorro.