Ejemplo ficticio

Caso práctico: inmobiliaria

Empresa tipo y situación

Agencia ficticia “Plano Cercano” gestiona leads de portales, teléfono, web y redes; visitas, inmuebles y documentación. Los datos que intervienen son: lead, fuente, inmueble, interés, visita, propietario, etapa y próximo paso.

Flujo actual

Portal → email → llamada → hoja distinta → visita sin registro completo → seguimiento irregular

Cuello de botella

Un lead puede aparecer dos veces y el equipo pierde la relación entre consulta, inmueble y visita.

Fase 1: mejora sin integración

Registro único con fuente, inmueble, etapa, responsable y una respuesta inicial revisable.

Fase 2: automatización limitada

Aviso cuando un lead no tiene próximo paso y prueba de formulario a registro con datos mínimos.

Fase 3: integración o API

La sincronización con portales o software requiere autorización, API o conectores y pruebas controladas.

Límites y supervisión

No enviar documentación personal, condiciones o valoraciones de forma automática. Una persona debe comprobar excepciones, compromisos y cambios de estado.

Prueba de 7 días

1. Prueba con una muestra pequeña y una persona responsable.
2. Registra el proceso anterior y usa solo datos necesarios.
3. Mide tiempo hasta contacto, leads sin siguiente paso, visitas y duplicados.
4. Revisa incidencias y decide si ajustar, ampliar o descartar.

Resultado esperado: evidencia para decidir y más control del proceso; no se promete una cifra de ahorro.