Ejemplo ficticio

Caso práctico: hostelería

Empresa tipo y situación

Restaurante ficticio “La Mesa Abierta” gestiona reservas, grupos, cambios de última hora, carta, eventos y reseñas durante el servicio. Los datos que intervienen son: nombre, teléfono, fecha, comensales, estado de reserva, nota y responsable.

Flujo actual

Teléfono o WhatsApp → libreta → confirmación tardía → cambio que no llega a sala

Cuello de botella

Los cambios quedan en un canal distinto y el equipo no comparte una fuente de reserva clara.

Fase 1: mejora sin integración

Usar un registro de reservas y mensajes base que una persona confirma.

Fase 2: automatización limitada

Crear recordatorios y avisos al equipo después de definir reglas de cambio y cancelación.

Fase 3: integración o API

Integrar con software de reservas solo si el proveedor lo permite y la prueba no altera reservas reales.

Límites y supervisión

No automatizar alergias, disponibilidad definitiva, reclamaciones ni confirmaciones finales. Una persona debe comprobar excepciones, compromisos y cambios de estado.

Prueba de 7 días

1. Prueba con una muestra pequeña y una persona responsable.
2. Registra el proceso anterior y usa solo datos necesarios.
3. Mide reservas confirmadas, cambios perdidos, ausencias y tiempo de gestión.
4. Revisa incidencias y decide si ajustar, ampliar o descartar.

Resultado esperado: evidencia para decidir y más control del proceso; no se promete una cifra de ahorro.