Ejemplo ficticio

Caso práctico: comercio local

Empresa tipo y situación

Tienda ficticia “Barrio Norte” gestiona consultas de producto, stock, pedidos, devoluciones y campañas por tienda, WhatsApp y correo. Los datos que intervienen son: cliente, contacto, producto, pedido, stock, incidencia, estado y responsable.

Flujo actual

WhatsApp o tienda → nota suelta → comprobación manual de stock → respuesta → seguimiento irregular

Cuello de botella

Las respuestas se contradicen cuando el stock no está actualizado y algunos pedidos no tienen siguiente paso.

Fase 1: mejora sin integración

Crear un registro único de pedido y una biblioteca de respuestas base para preguntas frecuentes.

Fase 2: automatización limitada

Cuando la fuente de stock sea fiable, generar avisos internos para pedidos o incidencias con una regla simple.

Fase 3: integración o API

Conectar software de tienda o inventario solo si hay integración documentada, permisos y prueba con pocos registros.

Límites y supervisión

No confirmar precio final, devolución o disponibilidad real sin validación humana. Una persona debe comprobar excepciones, compromisos y cambios de estado.

Prueba de 7 días

1. Prueba con una muestra pequeña y una persona responsable.
2. Registra el proceso anterior y usa solo datos necesarios.
3. Mide consultas atendidas, pedidos sin seguimiento, errores de información y minutos por respuesta.
4. Revisa incidencias y decide si ajustar, ampliar o descartar.

Resultado esperado: evidencia para decidir y más control del proceso; no se promete una cifra de ahorro.