AUTOMATIZACIÓN · RECURSO
Mapa de automatización
Una plantilla para decidir si un proceso merece una prueba y qué condiciones debe cumplir.
Describe el proceso actual
- Entrada: qué lo inicia, por ejemplo un correo, formulario o pedido.
- Regla: qué debe ocurrir y qué casos son excepciones.
- Salida: qué registro, aviso o tarea debe quedar creado.
- Responsable: quién revisa el resultado y quién actúa si falla.
Elige un proceso adecuado
Empieza por una tarea frecuente, repetitiva y fácil de revisar. Evita automatizar decisiones sensibles, procesos sin reglas claras o tareas que cambian cada vez.
Cómo medir la prueba
Durante una semana, compara tiempo por caso, errores, correcciones y coste de mantener el flujo. Si la prueba crea más supervisión que ahorro, corrige o detén.
Antes de ampliar: valida el proceso con casos reales, una persona responsable y una forma de detenerlo.
Ejemplo completo
De una entrada de correo a un caso con responsable
El mapa sirve para describir el proceso antes de decidir si conviene automatizarlo.
- Tarea
- Recibir solicitudes por email.
- Entrada
- Correo del cliente con una petición.
- Decisión
- Identificar el tipo de solicitud y si contiene la información mínima.
- Acciones
- Clasificar → registrar → asignar → responder o revisar.
- Excepciones
- Urgencia, datos incompletos o cliente no identificado.
- Salida
- Caso registrado y responsable asignado.
- Medición
- Tiempo hasta la asignación, errores de clasificación, pendientes y correcciones.
Qué debe quedar documentado
Especifica entrada, decisión, acción, excepción, salida, responsable, sistema y dato utilizado. Si uno de esos campos no está claro, todavía estás describiendo una intención, no un proceso listo para probar.
Siguiente paso práctico
Ya tienes el proceso descrito
Ahora puedes contrastar qué tipo de solución encaja y qué riesgos debes controlar antes de automatizar.
Continuar con el diagnósticoPuedes repetir el diagnóstico para otra tarea o proceso.